Excel là công cụ mạnh mẽ để quản lý và phân tích dữ liệu. Dưới đây là 20 phím tắt Excel và hàm cơ bản trong Excel với giải thích chi tiết giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Hãy cùng phamnguyen info thống kê lại thông qua bài viết này.
Những phím tắt nhanh trong Excel
Ctrl + C: Sao chép nội dung đã chọn
Giải thích: Sao chép văn bản, số liệu hoặc các ô đã chọn vào bộ nhớ tạm để dán vào vị trí khác. Ví dụ, sao chép số liệu từ ô A1 để dán vào ô B1.
Ctrl + X: Cắt nội dung đã chọn
Giải thích: Cắt nội dung từ vùng đã chọn (như văn bản hoặc ô) và lưu vào bộ nhớ tạm thời. Nội dung cắt có thể được dán vào vị trí khác bằng Ctrl + V.
Ctrl + V: Dán nội dung đã sao chép hoặc cắt
Giải thích: Dán nội dung từ bộ nhớ tạm vào ô hoặc vùng đã chọn. Ví dụ, dán dữ liệu từ ô A1 vào ô B1.
Ctrl + Z: Hoàn tác hành động trước đó
Giải thích: Khôi phục lại hành động gần đây mà bạn đã thực hiện, như hoàn tác việc xóa một ô hoặc di chuyển dữ liệu.
Ctrl + Y: Làm lại hành động đã hoàn tác
Giải thích: Quay lại hành động đã bị hoàn tác bằng Ctrl + Z. Ví dụ, nếu bạn đã hoàn tác việc xóa một ô, Ctrl + Y sẽ làm lại việc xóa đó.
Ctrl + A: Chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính
Giải thích: Chọn tất cả các ô trong bảng tính hiện tại, giúp bạn dễ dàng sao chép, cắt hoặc định dạng toàn bộ dữ liệu.
Ctrl + Shift + L: Bật/tắt bộ lọc cho bảng dữ liệu đã chọn
Giải thích: Thêm hoặc xóa bộ lọc để bạn có thể sắp xếp và lọc dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau. Ví dụ, lọc danh sách sản phẩm theo giá.
Ctrl + T: Tạo bảng từ vùng dữ liệu đã chọn
Giải thích: Chuyển vùng dữ liệu đã chọn thành bảng có thể sắp xếp và lọc, giúp tổ chức và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.
Ctrl + Arrow Keys: Di chuyển nhanh đến các ô cuối cùng trong vùng dữ liệu
Giải thích: Di chuyển nhanh đến đầu hoặc cuối của dữ liệu trong một cột hoặc hàng. Ví dụ, Ctrl + Mũi tên xuống đưa bạn đến ô cuối cùng trong cột hiện tại.
Alt + E, S, V: Dán đặc biệt và mở hộp thoại Paste Special
Giải thích: Mở hộp thoại Paste Special để dán dữ liệu với các tùy chọn đặc biệt như chỉ dán giá trị hoặc định dạng mà không thay đổi kiểu dữ liệu.
Ctrl + F: Mở hộp thoại tìm kiếm
Giải thích: Tìm kiếm văn bản, số liệu hoặc dữ liệu trong bảng tính. Ví dụ, tìm tất cả các ô chứa từ “Doanh thu”.
Ctrl + H: Mở hộp thoại tìm kiếm và thay thế
Giải thích: Tìm kiếm văn bản hoặc số liệu và thay thế chúng bằng giá trị khác. Ví dụ, thay thế tất cả các từ “Cũ” bằng “Mới”.
F2: Chỉnh sửa nội dung ô đang chọn
Giải thích: Bắt đầu chỉnh sửa nội dung trong ô hiện tại mà không cần nhấp chuột. Ví dụ, chỉnh sửa văn bản trong ô B2.
Ctrl + Shift + “+”: Chèn hàng hoặc cột mới
Giải thích: Thêm một hàng mới phía trên hàng hiện tại hoặc một cột mới bên trái cột hiện tại. Ví dụ, chèn một hàng mới vào giữa danh sách dữ liệu.
Ctrl + “-“: Xóa hàng hoặc cột đã chọn
Giải thích: Xóa hàng hoặc cột đã chọn khỏi bảng tính. Ví dụ, xóa hàng không còn cần thiết trong bảng dữ liệu.
Ctrl + 1: Mở hộp thoại Format Cells
Giải thích: Mở hộp thoại để thay đổi định dạng của ô, như kiểu số, phông chữ, và màu sắc. Ví dụ, thay đổi định dạng của ô từ số thành tiền tệ.
Alt + E, S, T: Dán đặc biệt (Transpose) các dữ liệu
Giải thích: Đổi hàng và cột khi dán dữ liệu. Ví dụ, chuyển dữ liệu từ hàng thành cột.
Ctrl + Shift + $: Áp dụng định dạng tiền tệ cho ô đã chọn
Giải thích: Định dạng số thành kiểu tiền tệ, bao gồm ký hiệu tiền tệ và số thập phân. Ví dụ, chuyển số 1234 thành $1,234.00.
Ctrl + Shift + %: Áp dụng định dạng phần trăm cho ô đã chọn
Giải thích: Chuyển đổi số liệu thành phần trăm. Ví dụ, chuyển số 0.25 thành 25%.
Alt + H, O, I: Tự động điều chỉnh chiều rộng cột theo nội dung
Giải thích: Điều chỉnh chiều rộng của cột để vừa với nội dung ô bên trong. Ví dụ, cột sẽ mở rộng để vừa với tiêu đề dài.
Những hàm được sử dụng nhiều nhất trong Excel
SUM(range): Tính tổng các giá trị trong phạm vi
Giải thích: Cộng tất cả các số trong phạm vi ô. Ví dụ: =SUM(A1:A10) tính tổng của các số từ ô A1 đến A10.
AVERAGE(range): Tính giá trị trung bình của các giá trị trong phạm vi
Giải thích: Tính trung bình cộng của các số trong phạm vi ô. Ví dụ: =AVERAGE(B1:B10) tính giá trị trung bình của các số từ B1 đến B10.
COUNT(range): Đếm số ô có chứa số trong phạm vi
Giải thích: Đếm số ô có chứa giá trị số trong phạm vi đã chọn. Ví dụ: =COUNT(C1:C10) đếm số ô có số trong phạm vi C1 đến C10.
COUNTA(range): Đếm số ô không trống trong phạm vi
Giải thích: Đếm số ô có dữ liệu (cả văn bản và số) trong phạm vi. Ví dụ: =COUNTA(D1:D10) đếm số ô không trống từ D1 đến D10.
IF(logical_test, value_if_true, value_if_false): Kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng
Giải thích: Kiểm tra một điều kiện và trả về giá trị nếu điều kiện đúng hoặc sai. Ví dụ: =IF(E1 > 100, "Hơn 100", "Ít hơn 100") kiểm tra xem giá trị trong E1 có lớn hơn 100 không và trả về kết quả tương ứng.
VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]): Tìm giá trị trong bảng dữ liệu theo cộtGiải thích: Tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của bảng và trả về giá trị từ cột khác. Ví dụ: =VLOOKUP(F1, A1:B10, 2, FALSE) tìm giá trị trong ô F1 trong cột đầu tiên của bảng A1
HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup]): Tìm giá trị trong bảng dữ liệu theo hàng
Giải thích: Tìm kiếm giá trị trong hàng đầu tiên của bảng và trả về giá trị từ hàng khác. Ví dụ: =HLOOKUP(G1, A1:D4, 2, FALSE) tìm giá trị trong ô G1 trong hàng đầu tiên của bảng A1
INDEX(array, row_num, [column_num]): Trả về giá trị của ô trong phạm vi dữ liệu
Giải thích: Trả về giá trị của ô tại vị trí hàng và cột cụ thể trong một phạm vi. Ví dụ: =INDEX(A1:B10, 2, 1) lấy giá trị tại hàng thứ hai, cột đầu tiên của phạm vi A1
MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]): Tìm vị trí của giá trị trong một phạm vi
Giải thích: Tìm vị trí của một giá trị trong phạm vi và trả về chỉ số của nó. Ví dụ: =MATCH(H1, A1:A10, 0) tìm vị trí của giá trị trong ô H1 trong phạm vi A1
CONCATENATE(text1, [text2], …) hoặc CONCAT(text1, [text2], …): Nối các chuỗi văn bản lại với nhau
Giải thích: Kết hợp nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất. Ví dụ: =CONCATENATE(I1, " ", J1) nối nội dung ô I1 và J1 với khoảng trắng giữa chúng.
LEFT(text, [num_chars]): Trả về một số ký tự từ đầu chuỗi văn bản
Giải thích: Lấy một số ký tự từ bên trái của chuỗi văn bản. Ví dụ: =LEFT(K1, 5) lấy 5 ký tự đầu tiên từ ô K1.
RIGHT(text, [num_chars]): Trả về một số ký tự từ cuối chuỗi văn bản
Giải thích: Lấy một số ký tự từ bên phải của chuỗi văn bản. Ví dụ: =RIGHT(L1, 3) lấy 3 ký tự cuối cùng từ ô L1.
MID(text, start_num, num_chars): Trả về một số ký tự từ giữa chuỗi văn bản
Giải thích: Lấy một số ký tự bắt đầu từ vị trí cụ thể trong chuỗi. Ví dụ: =MID(M1, 3, 5) lấy 5 ký tự bắt đầu từ ký tự thứ ba của ô M1.
TRIM(text): Xóa khoảng trắng dư thừa từ chuỗi văn bản
Giải thích: Loại bỏ khoảng trắng thừa ở đầu và cuối chuỗi văn bản. Ví dụ: =TRIM(N1) xóa khoảng trắng dư thừa trong ô N1.
PROPER(text): Chuyển đổi chuỗi văn bản thành chữ hoa đầu mỗi từ
Giải thích: Chuyển đổi mỗi từ trong chuỗi văn bản thành chữ hoa ở đầu. Ví dụ: =PROPER(O1) chuyển đổi nội dung ô O1 thành dạng chữ hoa đầu mỗi từ.
UPPER(text): Chuyển đổi tất cả các ký tự thành chữ hoa
Giải thích: Biến tất cả ký tự trong chuỗi thành chữ hoa. Ví dụ: =UPPER(P1) chuyển toàn bộ nội dung ô P1 thành chữ hoa.
LOWER(text): Chuyển đổi tất cả các ký tự thành chữ thường
Giải thích: Biến tất cả ký tự trong chuỗi thành chữ thường. Ví dụ: =LOWER(Q1) chuyển toàn bộ nội dung ô Q1 thành chữ thường.
DATE(year, month, day): Tạo một giá trị ngày từ năm, tháng, và ngày
Giải thích: Tạo một ngày cụ thể từ các thành phần năm, tháng, và ngày. Ví dụ: =DATE(2024, 8, 10) tạo ngày 10 tháng 8 năm 2024.
NOW(): Trả về ngày và giờ hiện tại
Giải thích: Lấy ngày và giờ hiện tại từ hệ thống. Ví dụ: =NOW() trả về thời gian và ngày hiện tại.
TODAY(): Trả về ngày hiện tại
Giải thích: Lấy ngày hiện tại mà không có giờ. Ví dụ: =TODAY() trả về ngày hôm nay.
Phím Tắt Excel và Hàm nên thuộc nằm lòng
Trong bài viết này, chúng tôi đã cùng bạn khám phá một loạt các phím tắt Excel và hàm cực kỳ hữu ích, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu quả công việc trong Excel. Việc nắm vững những phím tắt nhanh giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm bớt sự lặp lại công việc, và làm cho việc thao tác trên bảng tính trở nên dễ dàng hơn. Từ việc sao chép và cắt dữ liệu với Ctrl + C và Ctrl + X, đến việc làm việc hiệu quả hơn với các hàm như SUM và VLOOKUP, những công cụ này đều đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý dữ liệu.
Các hàm trong Excel, như AVERAGE, IF, và MATCH, giúp bạn thực hiện các phép toán và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Khi kết hợp với các phím tắt, việc thực hiện các phép toán phức tạp hoặc quản lý khối lượng dữ liệu lớn trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
Việc nắm bắt và sử dụng thành thạo các phím tắt Excel và hàm không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao khả năng phân tích và báo cáo dữ liệu của bạn. Bằng cách áp dụng những kỹ thuật này vào công việc hàng ngày, bạn có thể nâng cao năng suất và giảm thiểu các lỗi thường gặp khi thao tác với bảng tính.
Chúng tôi hy vọng rằng những thông tin và mẹo hữu ích trên sẽ giúp bạn khai thác tối đa khả năng của Excel. Hãy bắt đầu thực hành ngay hôm nay và trải nghiệm sự khác biệt trong công việc của bạn. Chúc bạn thành công và hiệu quả trong việc sử dụng Excel để quản lý và phân tích dữ liệu.
XEM THÊM
